บทที่ 3
การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม
***********************************
ความหมายของความจำเป็นในการฝึกอบรม และการค้นหาความจำเป็น ฯ
               ความจำเป็นในการฝึกอบรม หมายถึง สถานการณ์ที่เป็นปัญหาต่อผลสำเร็จของงานซึ่งอาจแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรม นั่นคือ สาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นนั้น เกิดจากการขาดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติที่เหมาะสมนั่นเอง
               จากความหมายของความจำเป็นในการฝึกอบรมดังกล่าวแล้วข้างต้น แสดงอย่างชัดเจนว่า สภาพการณ์ที่เป็นปัญหา ซึ่งได้เกิดขึ้นในหน่วยงานนั้น อาจมีสาเหตุมาจากหลายสาเหตุด้วยกัน และมีเพียงบางสาเหตุเท่านั้นที่สามารถแก้ไขด้วยการฝึกอบรม ส่วนสาเหตุอื่นๆ อาจจำเป็นต้องแก้ไขด้วยวิธีการอื่น ๆ และการฝึกอบรมอาจเป็นเพียงส่วนประกอบหนึ่งในการแก้ปัญหาเท่านั้น
               ดังนั้น เป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบดำเนินการฝึกอบรม ที่จะทำการสำรวจและวิเคราะห์เพื่อแยกแยะค้นหาปัญหา ซึ่งมีสาเหตุที่แท้จริง มาจากการขาดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติ ซึ่งก็คือการค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรม นั่นเอง และ การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม จึงหมายถึง" การค้นหาสภาวะที่มีปัญหาเกี่ยวกับงานหรือบุคคลในองค์การ ซึ่งสามารถแก้ไข ได้ด้วยการฝึกอบรม เพื่อจะช่วยทำให้หน่วยงานหรือองค์การสามารถดำเนินงานไปสู่จุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ได้ดีเพิ่มขึ้น" [10]
               ในเมื่อการค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรมก็คือ การค้นหาปัญหา ผู้รับผิดชอบดำเนินการจึงควรจะต้องเข้าใจ ความหมายของคำว่า "ปัญหา" เสียก่อนว่า ปัญหาคือ สิ่งใดก็ตามที่เบี่ยงเบนไปจากสิ่งที่พึงประสงค์ เนื่องจากโดยปกติแล้ว ในการดำเนินงานใดๆ ก็ตาม เราควรจะต้องมีการกำหนดจุดประสงค์หรือตั้งเป้าหมายไว้ก่อน แล้วจึงหาทางดำเนินการ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นั้น ๆ แต่การดำเนินงานอาจประสบกับอุปสรรคหรือมีข้อขัดข้องต่าง ๆ ทำให้ผลของการดำเนินงาน ไม่ตรงกับจุดประสงค์ที่ตั้งไว้ นั่นหมายถึง มีปัญหาเกิดขึ้น ดังแผนภูมิข้างล่างนี้
 
ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม
               ก. แบ่งโดยใช้วิธีการค้นหาเป็นหลัก
               1. ความจำเป็นที่ปรากฏชัดแจ้ง คือ ความจำเป็นที่ไม่จำเป็นต้องค้นหา แต่ถ้าหากพบว่ามีสภาพการณ์เช่นนี้ เกิดขึ้นก็ควร จะพิจารณา ถึงการจัดฝึกอบรมได้เลย เช่น
                   - เมื่อมีบุคลากรเข้ามาทำงานใหม่
                   - เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน หรือปฏิบัติงานในหน้าที่ใหม่ ซึ่งอาจเนื่องมาจากการปรับปรุงงาน หรือแผนพัฒนาอาชีพ (Career Planning)
                   - เมื่อมีความจำเป็นจะต้องใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ใหม่ หรือเทคโนโลยีใหม่ เช่น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการปฏิบัติงาน
                   - เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน เช่น จากการรื้อปรับกระบวนการทำงาน(Re-engineering) ในหน่วยงาน
                   - เมื่อมีการขยายงานหรือเพิ่มผลผลิต
                   อย่างไรก็ตาม ความจำเป็นที่ชัดแจ้งนี้ยังไม่แสดงให้เห็นชัดว่า มีความจำเป็นมากน้อยแค่ไหน มีลักษณะอย่างไร รีบด่วนหรือไม่ ฉะนั้น จึงยังคงต้องสำรวจเพื่อทราบปริมาณ และลักษณะความจำเป็นที่แท้จริงต่อไปอีก
                   2. ความจำเป็นที่ต้องค้นหา คือ ความจำเป็นที่ปรากฏผลออกมาในรูปลักษณะต่างๆ เราจึงจำเป็นต้องมีการ วิเคราะห์จากผล เหล่านั้น เพื่อนำไปสู่สาเหตุว่าสามารถจะแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรมหรือไม่ สิ่งบอกเหตุ หรือ ลักษณะอาการของความ จำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องค้นหา อาจมีดังนี้
                   - ผลผลิตของงานตกต่ำ หรือผลงานไม่ได้มาตรฐาน
                   - งานเสร็จไม่ทันกำหนดเวลาบ่อย ๆ
                   - มีอัตราการร้องทุกข์หรือความไม่พอใจในผลผลิต หรือผลงานสูง
                   - งานบริการล่าช้า เสียเวลา และสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย
                   - ต้นทุนในการผลิตหรือค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานสูงกว่าปกติ
                   - ขาดความร่วมมือและประสานงานระหว่างหน่วยงาน
                   - มีการลา หรือขาดงานมาก
                   - อัตราการเข้า-ออกงานของบุคลากรสูง
                   ข. แบ่งโดยพิจารณาช่วงเวลาเป็นหลัก ได้แก่
                   1. ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ปรากฏชัดแจ้งในปัจจุบัน หมายถึง สภาพการณ์ที่เป็นปัญหาข้อขัดข้อง และก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานได้อย่างชัดเจน จำเป็นจะต้องฝึกอบรมบุคคลที่เกี่ยวข้องเสียก่อน จึงจะสามารถแก้ปัญหานั้นได้ เช่น พนักงานไม่สามารถใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ในการปฏิบัติงานในหน้าที่ความรับผิดชอบได้ ทำให้ผลผลิตของหน่วยงานตกต่ำ จึงจำเป็นต้องฝึกอบรมการใช้เครื่องมืออุปกรณ์นั้นๆ เสียก่อน ความจำเป็นเช่นนี้เรียกสั้นๆได้ว่า เป็นความจำเป็นประเภท "ขัดข้อง"
                   2. ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่จะปรากฏในอนาคต เกิดจากปัญหาที่มีเครื่องชี้หรือส่อว่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน ในอนาคต ดังนั้น เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นเกิดขึ้นในอนาคตรวมทั้งเพื่อเป็นการรองรับการเปลี่ยนแปลง จึงทำการฝึกอบรมเสีย ในปัจจุบัน เช่น เมื่อบุคลากรได้รับการเลื่อนตำแหน่งจากระดับผู้ปฏิบัติการเป็นระดับบริหารซึ่งต้องมีการบังคับบัญชาคนและควบคุมงาน บุคลากร เหล่านั้นจึงควรจะต้องรับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารงานเสียก่อนเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น
                   3. ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่มุ่งปรับระดับความสามารถของบุคคลและขององค์การ ทั้งในปัจจุบัน และอนาคต หมายถึง เมื่อไม่มีปัญหาหรือสภาพการณ์ใด ๆ ที่จำเป็นต้องแก้ไขด้วยการฝึกอบรม แต่เป็นความประสงค์ขององค์การที่จะยก ระดับเป้าหมาย ขององค์การ และความพึงพอใจของบุคลากรให้สูงขึ้น อันเป็นการพัฒนาศักยภาพ ขององค์การและบุคคล ในระยะยาวอีกด้วย เช่น การจัดให้มีการบรรยายพิเศษในเรื่องต่าง โครงการฝึกอบรมเพื่อยกระดับ ความรู้ความสามารถ ของบุคลากรในบางเรื่อง และโครงการ ฝึกอบรมภาษาอังกฤษ เป็นต้น
                   การแบ่งความจำเป็นในการฝึกอบรมทั้ง 3 ประเภทดังกล่าวข้างต้นอาจเรียกได้ว่า แบ่งเป็นประเภท "ขัดข้อง ป้องกัน และพัฒนา "
                   ค. แบ่งโดยพิจารณาถึงผู้มีความจำเป็น ได้แก่
                   1. ความจำเป็นของแต่ละบุคคล เป็นสภาพการณ์หรือปัญหาของผู้ปฏิบัติงานเป็นรายบุคคลซึ่งอาจแก้ไขได้ด้วยการ ไปเข้ารับการฝึกอบรม ความจำเป็นระดับนี้อาจค้นหาได้ไม่ยากนัก
                   2. ความจำเป็นของกลุ่มงาน หรือหน่วยงานแห่งใดแห่งหนึ่งโดยเฉพาะ หมายถึงสภาพการณ์หรือปัญหา ของผู้ปฏิบัติงานตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง ซึ่งมักจะมีสภาพการณ์หรือปัญหาคล้าย ๆ กัน เช่น ผู้ปฎิบัติงานด้านการจัดฝึกอบรม อาจมีปัญหาไม่สามารถทำหน้าที่จัดกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ได้ ซึ่งอาจแกัไขปัญหาด้วยการไปเข้ารับการฝึกอบรม ด้านการจัด กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์และทดลองปฏิบัติเป็นต้น ความจำเป็นในระดับนี้ก็อาจค้นหาได้ไม่ยากนักเช่นเดียวกัน
                   3. ความจำเป็นขององค์การ เป็นสภาพการณ์หรือปัญหาของบุคคลในองค์การ ซึ่งอาจจะต้องแก้ไขด้วยการฝึกอบรม เพื่อให้องค์การสำเร็จจุดมุ่งหมาย ส่วนใหญ่ความจำเป็นในระดับนี้มักไม่ค่อยเห็นเด่นชัด จำเป็นต้องค้นหา
แหล่งข้อมูลในการสำรวจหาความจำเป็นในการฝึกอบรม
                   จากข้อเขียนของนักวิชาการด้านการบริหารงานฝึกอบรม ร่วมกับ ประสบการณ์ในการปฏิบัติงานของผู้เขียนเอง แหล่งข้อมูลในการค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรม อาจมีดังนี้
                    ก. ตัวบุคคล ได้แก่
                       - ผู้บริหารระดับสูงในองค์การ
                       - ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้บังคับบัญชาในระดับต่าง ๆ ขององค์กร หรือหน่วยงาน
                       - ตัวผู้ปฏิบัติงานเอง หมายถึง เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการในระดับต่าง ๆ
                       - ผู้รับบริการ หมายถึง ผู้ใช้ผลิตผลของงาน และรวมไปถึงผู้ปฏิบัติงานต่อเนื่องกระบวนการทำงานเดียวกัน
                   ข. เอกสารหลักฐานต่าง ๆ ในองค์กร ได้แก่
                       - นโยบายของผู้บริหารระดับสูงขององค์การซึ่งได้เขียนเอาไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
                       - รายงานการประชุมขององค์กรบริหารที่สำคัญ เช่น การประชุมสภามหาวิทยาลัย การประชุมคณบดี การประชุม อ.ก.ม. การประชุมคณะกรรมการเกี่ยวกับการวางแผนอัตรากำลัง หรืองบประมาณ คณะกรรมการประจำคณะ เป็นต้น
                       - ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ และแผนงานขององค์การหรือหน่วยงาน
                       - ข้อมูลจากการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Review) รายละเอียดการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) และรายละเอียดแสดงลักษณะงาน (Job Description)
                       - รายงานการประเมินผลการปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ ซึ่งเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานงาน
                       - รายงานผลการดำเนินงานซึ่งสามารถนำไปเปรียบเทียบกับแผนการดำเนินงานได้
                       - บันทึกข้อมูลสถิติต่าง ๆ เกี่ยวกับตัวผู้ปฏิบัติงาน เช่น อัตราการลาออก โอนย้าย อัตราการลางาน การมาทำงานสาย อัตราการเกิดอุบัติเหตุ
                       - บันทึกข้อมูลสถิติเกี่ยวกับการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน
                       - ข้อมูลจากการประเมินผลการฝึกอบรมในครั้งก่อน ๆ ในเรื่องลักษณะเดียวกัน
วิธีการรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม
                   1. การสังเกต ซึ่งต้องเป็นการสังเกตอย่างมีระบบ คือมีการวางแผนไว้ล่างหน้า มีการสังเกตหลายครั้ง เพื่อให้ได้ข้อมูล ครบ และอาจต้องมีการตั้งสมมติฐาน แล้วสังเกตในเวลาและสภาพแวดล้อมหรือปัจจัยองค์ประกอบต่างๆ กัน เพื่อทดสอบสมมติฐาน ว่าสภาพการณ์ที่สังเกตเห็นนั้นว่าเกิดจากสาเหตุใด
                   2. การสำรวจ ส่วนใหญ่จะเป็นการสำรวจข้อคิดเห็น โดยอาจทำการสำรวจได้ 2 วิธี คือ
                        2.1 การออกแบบสอบถาม เป็นวิธีที่สะดวก และนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่มักจะมีปัญหาในการที่จะได้รับ แบบสอบถามคืน จำเป็นต้องวางแผนหาวิธีการติดตามเพื่อให้ได้แบบสอบถามคืนให้ได้จำนวนตามที่ต้องการ มิฉะนั้น จะประสบความล้มเหลว คือ จะไม่ได้รับข้อมูลตามที่ต้องการ
                        2.2 การสัมภาษณเป็นวิธีที่แน่ใจมากกว่าว่าจะได้รับข้อมูลตามที่ต้องการ ส่วนใหญ่ถึงแม้ว่าข้อมูลที่ได้อาจเป็น ข้อคิดเห็น มากกว่าข้อเท็จจริงก็ตาม แต่จำเป็นใช้เวลาในการดำเนินการมาก และควรจะต้องจัดเตรียมการอย่างมีประสิทธิภาพ และข้อมูลที่ได้ อาจเป็นข้อคิดเห็นมากกว่าข้อเท็จจริง การสัมภาษณ์อาจแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ 1) การสัมภาษณ์แบบไม่ได้ควบคุมการตอบ 2) การสัมภาษณ์แบบกึ่งควบคุมการตอบ และ 3) การสัมภาษณ์แบบควบคุมการตอบเต็มที่ แต่ละแบบมีลักษณะและข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ผู้ใช้จะต้องพิจารณาเลือกใช้ให้เหมาะสมตามจุดประสงค์ของการสัมภาษณ์ และลักษณะของผู้ตอบ
 
ตารางแสดงลักษณะและข้อดีข้อเสียของการสัมภาษณ์แบบต่างๆ [11]
หัวข้อ
1. การสัมภาษณ์แบบไม่ได้
ควบคุมการตอบ
2. การสัมภาษณ์แบบกึ่ง
ควบคุมการตอบ
3. การสัมภาษณ์แบบควบ
คุมการตอบเต็มที่
บทบาทของผู้สัมภาษณ์
ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์นำทาง
เพียงแต่ให้เข้าเข้าเรื่องเอง ผู้สัมภาษณ์ถามคำถามกว้าง ๆ
และเปิดโอกาสให้ตอบได้โดยอิสระ
เตรียมเค้าโครงของคำถาม
และช่วยถามนำเพื่อให้ได้
ประเด็นสำคัญ ๆ
เตรียมคำถามโดยละเอียด
และครบถ้วน
การจดบันทึก
จดตามที่พูดทันที จดย่อ ๆ ขณะสัมภาษณ์ ใช้แบบฟอร์มช่วยในการ
จดได้
ผลดี
เปิดโอกาสให้ผู้ตอบแสดง
ความรู้สึกและความคิดเห็น
อย่างเต็มที่
ได้ทั้งการแสดงความรู้สึก
และปัญหาที่สำคัญ ๆ
ง่ายที่จะแยกเรื่องและจัด
กลุ่มข้อมูลที่ได้
ผลเสีย
อาจได้ข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือ
อาจไม่ตรงตามที่ต้องการ ยาก
ในการแยกประเภทข้อมูลที่ได้
ต้องแยกประเภทข้อมูลที่ได
้อย่างระมัดระวัง
ได้รับข้อมูลเฉพาะที่ตั้งคำ
ถาม จะไม่ได้รับข้อมูลที่ 
เกี่ยวข้องและข้อคิดเห็น
อื่นที่เป็นประโยชน์
 
               ในการสำรวจเพื่อรวบรวมหาความจำเป็นในการฝึกอบรม ทั้งโดยการสอบถามและสัมภาษณ์นั้น อาจมีแนวทางในการตั้งคำถาม แก่บุคคลซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายในการสำรวจได้ดังนี้
                      ก. เมื่อถามตัวผู้ปฏิบัติงาน
                       - ท่านมีความเห็นอย่างไรเกี่ยวกับงานของท่าน
                      - ท่านชอบอะไรเกี่ยวกับงานของท่านมากที่สุด และอะไรน้อยที่สุด
                     - งานส่วนไหนที่ท่านเห็นว่าลำบากหรือยากที่สุด
                     - งานที่ส่วนที่ว่านี้มีผลกระทบต่อตัวท่านและการปฏิบัติงานของทั้งหน่วยงานเพียงใด
                       - ท่านคิดว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหาดังกล่าว
                      - ท่านคิดว่ามีงานใด เรื่องใดบ้างที่ควรปรับปรุง
                       - ท่านเองได้พยายามแก้ไขปรับปรุงไปแล้วบ้างหรือยัง
                       - ท่านต้องการความช่วยเหลือบ้างไหม ถ้าต้องการ ต้องการลักษณะใด จากใคร
                       ข. ประเด็นในการสำรวจความเห็นของผู้บังคับบัญชา
                      - ท่านเห็นว่า ควรปรับปรุงผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านในด้านใดบ้าง
                       - การทำงานในด้านใดบ้างที่มีปัญหา
                       - ลักษณะของปัญหาเป็นอย่างไร
                      - ปัญหาเหล่านี้มีผลกระทบต่อแผนการดำเนินงานของหน่วยงานอย่างไร
                       - มีความรู้หรือความสามารถในการทำงานด้านใดบ้าง ที่ท่านประสงค์จะให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านมี หรือทำได้ แต่เขายังไม่มี หรือยังไม่ได้ทำ
                       - ท่านช่วยปรับปรุงความรู้ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านหรือไม่ ด้วยวิธีใด และท่านคิดว่าเขายังต้องการ ความช่วยเหลืออีกบ้างหรือไม่ ถ้าต้องการ ต้องการ ลักษณะใด จากใคร
                       ค. ประเด็นในการสำรวจความเห็นของผู้บริหารระดับสูง
                       - นโยบายขององค์การในขณะนี้มุ่งเน้นในด้านใด
                      - ท่านต้องการให้กำลังคนหรือบุคลากรในหน่วยงาน/ฝ่าย………..มีลักษณะเป็นอย่างไร จึงจะสามารถรองรับ แผนงานขององค์การได้ดี
                      - งานตรงไหนบ้างที่คิดว่าควรจะได้รับการปรับปรุง
                       - ท่านคิดว่าบุคลากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน จะสามารถรองรับได้หรือไม่ และควรจะได้รับการพัฒนาไปในทิศทางใด
.                       3. การทดสอบ - เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เหมาะสมเฉพาะเพื่อใช้กับงานทางเทคนิคหรืองานที่ต้องใช้ทักษะ มีการลงมือปฏิบัติให้เป็นผลงานได้ชัดเจน ถ้าเป็นงานในลักษณะอื่น ๆ เช่น งานบริหารทั่วไป หรืองานที่ต้องอาศัยการติดต่อประสานงาน หรืองานบริการทั่วไป อาจใช้วิธีการนี้ไม่ได้ผล นอกจากนั้น การทดสอบจะใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อมีมาตรฐานสำหรับใช้เปรียบเทียบ ว่าผลการทดสอบที่ได้แสดงว่า ระดับการปฏิบัติที่ทดสอบได้ แสดงถึงความจำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงหรือไม่
                      4. การประชุมในลักษณะการระดมสมอ - เป็นการขอให้ทุกคนในที่ประชุมเสนอความคิดเห็นให้มากที่สุด โดยไม่คำนึงถึงความถูกผิด เพื่อให้ได้แนวคิดอย่างกว้างขวางที่สุด และรวบรวมนำมาวิเคราะห์โดยละเอียด แบ่งแยกประเภท และควรจะนำมาพิจารณาร่วมกับข้อมูลที่รวบรวมได้จากวิธีการอื่น ๆ ด้วย
                       5. การประชุมสัมมนา เพื่อขอความคิดเห็นจากผู้บริหารหรือผู้แทน จากหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร โดยต้องมีการแจ้ง จุดประสงค์ของการประชุมให้เข้าใจถึงความสำคัญในการหาความจำเป็นของการฝึกอบรม ว่าเพื่อให้การฝึกอบรม สามารถแก้ปัญหา ขององค์การได้ตรงจุด โดยอาจมีการแบ่งกลุ่มอภิปรายแสดงความคิดเห็น แล้วเสนอต่อที่ประชุมใหญ่ และมีการสรุปผลการประชุมด้วย
                       6. การตั้งคณะกรรมการศึกษาวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม หรืออาจเป็นคณะกรรมการที่ตั้งขึ้นมา เพื่อพิจารณาในด้านการพัฒนาบุคลากรโดยรวม และทำหน้าที่วิเคราะห์ถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมรวมอยู่ด้วย โดยอาจมีกรรมการ ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาร่วมด้วย เพื่อที่จะได้มีมุมมองที่แตกต่างออกไป และอาจมีข้อมูลเปรียบเทียบ ทำให้เห็นปัญหาได้ชัดเจน ขึ้นก็ได้
แนวทางในการวิเคราะห์หาความจำเป็น อาจทำได้เป็น 2 แนวทาง คือ
               แนวทางที่ 1 : เริ่มต้นจากตัวผู้ปฏิบัติงานขึ้นไปถึงองค์การ โดยมีขั้นตอน คือ
                   1. ศึกษางานในแต่ละลักษณะหรือตำแหน่งว่า มีหน้าที่ความรับผิดชอบเพียงใด มีมาตรฐานแค่ไหน ผู้ปฏิบัติงาน ควรจะต้องมีความรู้ ทักษะ และทัศนคติอย่างใด (โดยอาจใช้แผนภูมิการปฏิบัติงาน ดังตัวอย่างในภาคผนวก หมายเลข 4)
                   2. ศึกษาว่าผู้ปฏิบัติงานจริงนั้น ทำงานได้ผลเท่าใด มีความรู้ ทักษะ และทักษะ และทัศนคติเกี่ยวกับงานเป็นอย่างไร
                   3. วิเคราะห์ว่าสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานทำได้จริงในข้อ 2 นั้น ครบถ้วนตามมาตรฐาน หรือตามที่ควรจะเป็นหรือไม่ ถ้าหากไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ หรือไม่เป็นตามที่ควรจะเป็น (นั่นคือสภาพปัญหา)ให้พยายามหาสาเหตุว่าเป็นเพราะ อะไรบ้าง (โดยอาจใช้ตารางแสดงการวิเคราะห์องค์ประกอบของปัญหาในภาคผนวก หมายเลข 4)
                   4. ประเมินและคัดเลือกว่า มีปัญหาใดบ้างที่มีสาเหตุอันสามารถจะแก้ได้ด้วยการฝึกอบรมซึ่งหมายถึง การประเมินว่า มีพฤติกรรมใดบ้างของผู้ปฏิบัติงาน ที่จะสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยการฝึกอบรม ซึ่งแสดงถึงการมีความจำเป็น ในการฝึกอบรมนั่นเอง
                   5. รวบรวมความจำเป็นในการฝึกอบรมของผู้ปฏิบัติงานที่คล้ายคลึงกันไว้ด้วยกัน โดย
พิจารณาตามระดับของผู้ปฏิบัติงาน หรือลำดับขั้นขององค์การ
                   6. พิจารณาว่าความจำเป็นในการฝึกอบรมที่รวบรวมได้ มีความสัมพันธ์กับ ภาระหน้าที่ วัตถุประสงค์ขององค์การเพียงใด และพิจารณาจัดความสำคัญเพื่อดำเนินการฝึกอบรมต่อไป
                   แนวทางที่ 2 : เริ่มต้นการวิเคราะห์ที่ตัวองค์การหรือหน่วยงานเป้าหมายที่ต้องศึกษา โดยรวมแล้วศึกษาลงไป ถึงตัวผู้ปฏิบัติงาน โดยอาจมีขั้นตอนโดยย่อดังนี้
                   1. ศึกษาจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์การทั้งในปัจจุบันและอนาคต รวมไปถึงภาระหน้าที่ แผนงาน แนวนโยบาย การปฏิบัติ เป้าหมาย ตลอดจน แผนงานที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์
                  2. ศึกษาสภาพการทำงานที่ดำเนินอยู่ในปัจจุบัน และผลงานที่ได้รับทั้งในเชิงคุณภาพและปริมาณ
                   3. วิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมได้ในข้อ 2 ว่ามีปัญหาและอุปสรรคใดบ้างที่ทำให้หรือจะทำให้การดำเนินงาน ไม่บรรลุ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์
                   4. ศึกษาและวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ที่พบว่า ปัญหาหรืออุปสรรคใดบ้างจำเป็นต้องแก้ไขด้วยการฝึกอบรม แก่ผู้ปฏิบัติงานกลุ่มใด ระดับใด จำนวนมากน้อยเพียงใด ซึ่งในชั้นนี้จะได้ความจำเป็นในการฝึกอบรมเพียงกว้าง
                   5. ศึกษาและวิเคราะห์ต่อไปอีกว่า บุคคลที่จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมดังกล่าวจำเป็นต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลง พฤติกรรมใด เป็นความรู้ ทักษะ หรือทัศนคติด้านใดเกี่ยวกับอะไร อันจะเป็นแนวทางในการสร้างหลักสูตรการฝึกอบรม หรือจัดส่งให้ ไปเข้ารับการอบรมที่สถาบันอื่นต่อไป
                   การหาความจำเป็นในการฝึกอบรมทั้งสองแนวทางนี้ เป็นการค้นหาสิ่งเดียวกัน แต่ทิศทางในการค้นหาสวนทางกัน และมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน แนวทางที่ 1 มีวิธีดำเนินการที่ไม่ค่อยสลับซับซ้อนมากนักและสามารถเข้าถึงตัวผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงาน แต่มีข้อเสียคือ มักจะเกิดความบกพร่องในการผสมผสานความจำเป็นของผู้ปฏิบัติงานเข้ากับภาระกิจ วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย ขององค์การ โดยเฉพาะในองค์การขนาดใหญ่และมีหน่วยงานย่อยจำนวนมาก การจัดลำดับความสำคัญและคัดเลือก ความจำเป็น ในการฝึกอบรม เพื่อนำไปดำเนินการก็อาจจะผิดพลาดได้ง่าย ความจำเป็นในการฝึกอบรมของหน่วยงานย่อย ๆ ซึ่งอาจ ไม่ใคร่ตรง กับเป้าหมายและวัตถุประสงค์หลักขององค์การ จำเป็นต้องถูกตัดทอนหรือลดลำดับความสำคัญลงไป และต้องการให้ความสำคัญ กับความจำเป็นในการฝึกอบรม ซึ่งตรงกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์หลักขององค์การไว้เป็นลำดับแรก
                  ส่วนแนวทางที่ 2 มีข้อดี คือ ผลการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ได้ มักจะแก้ปัญหาในการบริหารงาน ขององค์การ ได้ตรงจุดมากกว่า แต่ข้อเสียคือ อาจจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานบางคน ที่มีความจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรม แต่ไปอยู่ในกลุ่มผู้ปฏิบัติงานที่ไม่เป็นปัญหา จะถูกกันออกไป ไม่ได้อยู่ในกลุ่มเป้าหมายที่จะต้องได้รับการฝึกอบรม
ขั้นตอนและวิธีการเขียนรายงานการสำรวจและวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม
                   เราอาจเขียนได้หลายแนวทาง แต่ขอเสนอแนะแนวทางที่สอดคล้องกับแนวทางการสำรวจ และวิเคราะห์หาความจำเป็น ในการฝึกอบรมดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น คือ
                   ก. การเขียนรายงานการสำรวจหาความจำเป็นในการฝึกอบรม ตามแนวทางที่ 1
                   1. เขียนถึง ตำแหน่งงานที่ทำการสำรวจทีละตำแหน่ง ดังนี้
                       1.1 หลักการและเหตุผล - โดยระบุว่าโดยหลักการหรือวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน มีความคาดหวัง จะให้ผู้ซึ่งดำรง ตำแหน่งนั้น ๆ ปฏิบัติงานอะไรบ้าง และมีมาตรฐานงานอย่างไร
                        1.2 ผลการปฏิบัติงานจริง - ตามที่ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งหรือลักษณะงานที่สำรวจได้ปฏิบัติงานโดยเฉลี่ยแล้ว ได้ผลงานเป็นอย่างไรบ้างทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ ตรงหรือขัดแย้งกับหลักการและเหตุผลในข้อ 1.1 อย่างไรบ้าง
                        1.3 ผลเสียหายที่เกิดขึ้น - ให้ระบุถึงผลต่างระหว่างข้อ 1.1 และ 1.2 ทำให้เกิดผลเป็นอย่างไร เป็นหน่วยของเงิน เวลา หรือความเสียหายอย่างไร
                        1.4 ความจำเป็นในการฝึกอบรม - ปัญหาที่เกิดขึ้นตาม 1.2 และผลเสียใน 1.3 เกิดขึ้นเพราะการขาดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติในเรื่องใด
                        1.5 สรุปว่าต้องแก้ด้วยการฝึกอบรมในเรื่องใดบ้าง
                   2. จัดลำดับความสำคัญในการจัดฝึกอบรม สำหรับผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานหรือลักษณะงานต่าง ๆ เมื่อเทียบกับภาระกิจ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ
                   ข. การเขียนรายงานการสำรวจหาความจำเป็นในการฝึกอบรม ตามแนวทางที่ 2
                    1. ระบุถึงขอบข่ายภาระหน้าที่ขององค์กรหรือหน่วยงานและหน่วยงานย่อยที่ทำการสำรวจ (อาจเป็นหน่วยงานระดับคณะ สำนัก สถาบัน หรือกองก็ได้) - ซึ่งอาจได้จากเอกสารของหน่วยงานหรือการสัมภาษณ์ผู้บริหารของหน่วยงาน
                    2. เป้าหมายในปัจจุบันและอนาคต
                    3. ผลงานที่ผ่านมา - ควรเปรียบเทียบด้วยว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่หน่วยงานตั้งไว้มากหรือน้อยเพียงใด
                    4. ข้อจำกัด หรือปัญหา (ปัจจัยที่ทำให้การดำเนินงานไม่บรรลุเป้าหมาย) รวมทั้งการวิเคราะห์ถึงสาเหตุและวิธีการแก้ไข
                    5. การกำหนดความจำเป็นในการฝึกอบรม - เลือกเฉพาะสาเหตุของปัญหาที่แก้ไขด้วยการฝึกอบรม ระบุด้วยว่า
                       - ผู้ปฏิบัติงานระดับใด กลุ่มใด ควรจะได้รับการฝึกอบรมประเภทใด
                       - กำหนดลำดับความสำคัญของความจำเป็น
                       - โดยอาจแยกความจำเป็นที่ชัดแจ้งออกมาก่อน
                       - ควรระบุด้วยว่าเป้นความจำเป็นสำหรับปัจจุบันหรืออนาคต
                   6. วิธีการรวบรวมข้อมูล
                    7. ภาคผนวก (ถ้ามี)
สรุปการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม : แนวคิดของผู้เขียน
.                  หลังจากที่ได้กล่าวถึงหลักการและแนวทางในการสำรวจและวิเคราะห์ เพื่อหาความจำเป็นในการฝึกอบรมของนักวิชาการ ด้านการบริหารงานฝึกอบรมมาแล้ว อย่างกว้างขวาง มีประเด็นในเรื่องดังกล่าวซึ่งผู้เขียนได้มาจากประสบการณ์ และขอเพิ่มเติมไว้ดังนี้
                   1. ผู้รับผิดชอบดำเนินงานฝึกอบรม ควรจะตระหนักว่าความจำเป็นในการฝึกอบรม ซึ่งสำรวจและวิเคราะห์ได้นั้น ไม่จำเป็นต้องเกิดจากสภาพปัญหา ซึ่งเป็นเชิงลบเสมอไป ทั้งนี้ เพราะปัญหาที่เกิดจากความพยายาม ที่จะสนองตอบนโยบายและแผน ของหน่วยงานหรือองค์กร อาจเป็นปัญหาในเชิงพัฒนา และเป้าหมายในการพัฒนาหน่วยงานหรือองค์กร มักจะส่งผลกระทบถึงลักษณะ และคุณสมบัติของบุคลากรที่หน่วยงานพึงประสงค์ ตลอดจน ความรู้ ความสามารถในการดำเนินงานที่บุคลากรควรจะมีนั้น ทำให้ลักษณะและคุณสมบัติดังกล่าวนั้น ต้องเปลี่ยนแปลงไปด้วยเสมอ ดังนั้น นโยบายและแผนการดำเนินงานของหน่วยงาน หรือองค์กรจึงเป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับการหาความจำเป็นในการฝึกอบรมเชิงพัฒนา
                   2. ในทางปฏิบัติ การสำรวจหาเพื่อหาความจำเป็นในการฝึกอบรม อาจกระทำไม่บ่อยนักนั้นคือ อาจกระทำ เมื่อต้องการ วางแผนการฝึกอบรมระยะกลาง หรือระยะยาว เช่น 1 - 3 ปี หรือ 3 - 5 ปี และเมื่อสำรวจจนสามารถกำหนดความจำเป็น ในการฝึกอบรม ได้แล้ว อาจกำหนดการฝึกอบรมไว้เป็นลำดับต่าง ๆ และโครงการฝึกอบรมประเภทต่าง ๆ แล้วนั้น เราอาจจำเป็นต้องสำรวจคร่าว ๆ อีกครั้งหนึ่ง เพื่อเป็นการตรวจสอบยืนยันว่าความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้นยังคงมีอยู่ และอาจเป็นการหารายละเอียดข้อมูล ตามความ เป็นจริงเพิ่มเติมอีก ทั้งนี้ เพราะความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้นย่อมสามารถเปลี่ยนแปลงไปตามสภาพการณ์ และปัจจัยด้านต่าง ๆ ขององค์การและหน่วยงาน สิ่งที่เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรม เมื่อ 2 ปีที่แล้ว อาจหมดความจำเป็นในปัจจุบัน หรือสภาพปัญหา อาจเปลี่ยนแปลงไปในรายละเอียดก็ได้
[10] "การประเมินความจำเป็นของการฝึกอบรมเบื้องต้น" ,เอกสารประกอบการฝึกอบรม เรื่อง การฝึกอบรม , ฝ่ายวิชาการ, สำนักงาน ก.พ., หน้า 68
[11] "การประเมินความจำเป็นในการฝึกอบรมเบื้องต้น " ,อ้างแล้ว , หน้า 81